تناوب وظائف الاجتماعات

ان تيسير قيادة عقد اجتماع هي مسألة معقدة لهذا يفضل أن يشترك فيه عدد من الافراد. اذا جرى تعميم المهام بين أعضاء المنظمة فان الجميع سيطلعون على كيفية تنظيم المهام ويشعر كل شخص بل يعمل كمسؤول عن الاجتماعات.

الميسر يدير الاجتماع ويقوم بتيسير تقدم الاجتماع للامام ويوزع المحادثة للمتكلمين ويعمل على قيادة الاجتماع للوصول الى نقاط معينة ويلخص المناقشات ويسهل عملية صنع القرار. ومن المهم أن لايقوم الميسر بتوجيه الاجتماع الى مناقشة اشياء يطرحها هو نفسه واذا اراد ذلك فمن الافضل نقل قيادة الاجتماع مؤقتا الى شخص آخر.

السكرتير يؤكد ما على ما تم من قرارات في محضر الاجتماع  من اجل كتابته وطرحه في الاجتماع المقبل.

• المحافظ على الوقت يرصد الوقت الذي يأخذه كل متكلم وينوه الى اهمية ألا يتجاوز المتكلمين الجدول الزمني المتفق عليه حتى تتم مناقشة جدول الاعمال وينتهي الاجتماع في الوقت المحدد بتنويه منه.

المراقب ويمكن ان يعيين مسبقا إذا كانت هناك جوانب معينة في ثقافة الاجتماع يريد المجتمعون معرفتها مثل الوقت المعطى لكل شخص للتحدث وفيما اذا كان عادلا ام لا ومثل الاشياء القيمة التي تحدث وحالات النزوع إلى السيطرة او الحاجة للراحة وغير ذلك.

الصكوك الأولى والثانية من الأدوات لتحسين أي اجتماعات، جولات و الكرة، سهلة الاستخدام ويعطي نتائج جيدة منذ البداية. اما ادوات جدول أعمال المشترك وتناوب وظائف الاجتماع فانها تحتاج إلى وقت تجريبي من اجل تطبيقها. اما اذا نجح الاجتماع في تطبيق كل هذه الأدوات الأربع فان معنى ذلك ان بناء هيكليا قد تم تشييده لإعادة توزيع السلطة يحول دون نشوء تمييز في المنظمة.

انظر أيضا تطبيق  تطوير الديمقراطية التنظيمي.

Share:Email this to someoneShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPrint this page
داخل بنك الطرق, طرق, وسائل تحسین الاجتماعات الوسوم: